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档案销毁清册应以全宗为单位编制,至少一式两份,一份留存档案馆(室),一份送有关领导审批,如需报档案主管部门备案,则需一式三份。等档案销毁后,其中一份存入全宗卷。
准备销毁的档案,在批准前须单独系统保管,以便审批时备查。
批准后须将待销毁的档案送有资质的造纸厂化为纸浆或焚毁。销毁档案时须有两人以上进行监销,直至档案确已销毁后,监销人须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期,并签字以示负责。
销毁档案的目录、鉴定销毁档案报告及审批销毁手续、销毁清册等材料要存入全宗卷。
档案销毁后要在有关目录上注销,并在各种统计台账上注明。
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